Manual de usuario

1. Acceso al sistema

Todos los empleados, jefes de área y Recursos Humanos ingresan con su correo electrónico registrado en su ficha y la contraseña temporal 12345678, que el sistema obliga a cambiar en el primer ingreso. Únicamente la cuenta ADMINISTRADOR de la empresa usa un nombre de usuario propio. Cada cuenta está ligada a una sola empresa y la sesión trabaja siempre dentro de esa empresa.

1.1 Contraseña temporal

Las altas de empleados se crean con el correo electrónico como usuario y la contraseña temporal 12345678. En el primer ingreso el sistema obliga a definir una contraseña personal de al menos 8 caracteres antes de mostrar cualquier módulo.

1.2 Ver la contraseña al escribirla

Todos los campos de contraseña del sistema (acceso, cambio de contraseña temporal, credenciales de la cuenta ADMINISTRADOR y alta de empresas) incluyen un ícono de ojo a la derecha. Al presionarlo se muestra el texto capturado y al presionarlo de nuevo vuelve a ocultarse.

1.3 Desplazamiento en tablas y ventanas

Las tablas de solicitudes, empleados y empresas cuentan con barras de desplazamiento horizontal y vertical: el encabezado permanece fijo mientras se recorre la lista, de modo que siempre puede verse la información completa aun en pantallas pequeñas. Las ventanas emergentes largas también se desplazan verticalmente.

2. Roles y alcance dentro de la empresa

Cada cuenta pertenece a una sola empresa y únicamente puede consultar y administrar la información de esa empresa: empleados, solicitudes, calendario, departamentos, festivos y notificaciones quedan aislados por empresa tanto en la interfaz como en la base de datos.

• Empleado: captura sus solicitudes y consulta su saldo de vacaciones.
• Jefe de área: primer nivel de autorización; ve al personal de su departamento.
• RECURSOS HUMANOS: segundo y último nivel de autorización; administra plantilla, departamentos y festivos de su empresa.
• ADMINISTRADOR: configuración inicial, plantilla, consumo de licencia y relevo de autorización cuando quien debe autorizar es el propio solicitante.

Ninguna cuenta puede cambiar de empresa ni consultar datos de otra empresa cliente; los intentos de acceso fuera de su empresa son rechazados por el propio servidor. Además, los módulos que no corresponden a un perfil quedan bloqueados aunque se escriba la dirección directamente en el navegador: en ese caso aparece el aviso «Acceso no autorizado».

Si se utilizan credenciales que no pertenecen a la empresa de la dirección abierta, la sesión se cierra de inmediato y se muestra la pantalla «Acceso denegado» con el mensaje «Usuario o contraseña incorrectos». Esto aplica tanto a la pantalla de acceso como a cualquier dirección interna de la empresa escrita directamente en el navegador.

3. Flujo de aprobación

Toda solicitud enviada recorre dos niveles en este orden: primero RECURSOS HUMANOS y, como autorización final, el JEFE DE ÁREA. Solo esos dos roles autorizan. Un rechazo en cualquier nivel es definitivo y exige escribir el motivo. Nadie puede autorizar su propia solicitud: cuando quien solicita es el titular del nivel, ese paso lo cubre la cuenta ADMINISTRADOR, que debe indicar el motivo de la suplencia, y todo queda registrado en el historial. La tira de dos barras indica el avance: ámbar para el nivel en revisión, verde para autorizado y rojo para rechazado.

4. Tipos de solicitud

• Vacaciones: los días se calculan sobre días hábiles, excluyendo domingos y días festivos oficiales. Los sábados descuentan día completo aunque la jornada sea de medio día.
• Permisos: día completo, por horas, entrada tardía o salida anticipada, con o sin goce de sueldo.
• Incapacidades: por enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad, con folio del IMSS y cómputo en días naturales.
• Tiempo extra: hasta 9 horas semanales pagadas al doble; el excedente se clasifica como horas triples y se marca para justificación reforzada.

5. Vacaciones conforme a la LFT

Cada empleado tiene un periodo por aniversario cumplido. A cada periodo se le aplican los días del artículo 76 vigentes en la fecha de ese aniversario: la tabla reformada (12 días al primer año y dos más por año hasta 20 en el quinto, después dos por cada cinco años) para aniversarios a partir del 1 de enero de 2023, y la tabla anterior (6 días al primer año) para los aniversarios previos. El periodo en curso no suma días hasta cumplirse.

Los días solicitados se descuentan siempre del periodo más antiguo con saldo. En el Panel cada persona ve su tabla de periodos con días de derecho, gozados y pendientes; si no tiene saldo, el sistema indica la fecha de su próximo aniversario. El servidor rechaza cualquier solicitud que exceda el saldo disponible.

Recursos Humanos y el Administrador pueden capturar los días ya gozados de años anteriores desde el ícono de reloj en la lista de Empleados. Cuando la información del expediente está completa se pulsa «Concluir carga inicial»: a partir de ese momento el campo queda bloqueado y ya no puede modificarse desde Recursos Humanos. Solo el Administrador puede reabrirlo y registrar ajustes posteriores, que se guardan en la bitácora identificados como ajuste y separados de la carga inicial. Todo cambio, en cualquiera de los dos momentos, exige un motivo.

5.1 Faltas

Jefes de área, Recursos Humanos y el Administrador registran las faltas del día. El jefe de área solo captura al personal de su departamento y hasta siete días hacia atrás; no se admiten fechas futuras ni dos registros de la misma persona en la misma fecha. Cada falta puede marcarse como justificada y llevar observaciones. El historial se filtra por fechas, empleado y tipo, y se exporta a Excel. Todas estas reglas se verifican en el servidor, de modo que no pueden alterarse desde el navegador.

5.2 Calendario de incidencias

El calendario reúne vacaciones, permisos, incapacidades, tiempo extra y faltas. Las etiquetas superiores eligen un solo tipo a la vez (por ejemplo, «Solo faltas») o «Todas» para ver todo, e indican cuántos registros hay de cada uno; también se filtra por rango de fechas, empleado, área y estatus. Puede verse como calendario mensual o como lista ordenable y paginada, y exportarse a Excel respetando los filtros aplicados (con un solo tipo seleccionado, el archivo lleva solo ese tipo).

5.3 Respaldo y restauración

Recursos Humanos y el Administrador pueden generar un archivo ZIP con toda la información de su empresa: un libro de Excel con una hoja por tabla, los archivos adjuntos y el logotipo, y un manifiesto con la fecha, los conteos y las sumas de verificación. Puede acotarse con un rango de fechas «desde/hasta», que aplica a solicitudes, faltas e historial; empleados, departamentos y catálogos siempre se incluyen completos. Para restaurar se sube el ZIP: el sistema comprueba que ni los datos ni los adjuntos estén dañados y que el respaldo pertenezca a la misma empresa, muestra una vista previa con los registros de cada tabla y solo continúa cuando se escribe la palabra RESTAURAR. Antes de confirmar se elige el modo: «Solo registros faltantes», que es el predeterminado y no toca lo existente, o «Sobrescribir existentes», que reemplaza registros y archivos. Los adjuntos y el logotipo se reponen en su ubicación original. Al terminar se informa cuántos registros se agregaron, se actualizaron y se omitieron; si algo falla el proceso se detiene y el detalle queda en la bitácora, igual que la generación y la restauración. La escritura de la restauración se realiza en el servidor, que vuelve a verificar el perfil, la empresa y las tablas permitidas antes de guardar cualquier registro.

6. Licenciamiento

El servicio se contrata en bloques de 25 empleados activos. Al alcanzar el 80 % del cupo el sistema muestra una advertencia y al llegar al 100 % impide dar de alta personal adicional hasta contratar un bloque más.

7. Reportes impresos

En Solicitudes hay dos impresiones, ambas en tamaño carta y con el logotipo y el nombre de la empresa:

• Imprimir (arriba a la derecha): reporte del listado con los filtros aplicados en ese momento.
• Icono de impresora en cada renglón: comprobante individual de la solicitud con sus datos, estado y espacio para firmas.

Al imprimir solo sale la hoja del reporte: los menús y botones no aparecen. Desde la misma ventana de impresión puede guardarse el documento en PDF.

8. Avisos por correo

Cuando una solicitud queda APROBADA o RECHAZADA, el sistema envía automáticamente un correo a la dirección registrada del empleado con el tipo de solicitud, las fechas, el resultado y el comentario de quien resolvió. Si un empleado no tiene correo capturado, el trámite continúa igual pero no recibe el aviso. Las cuentas de la empresa de demostración usan direcciones de ejemplo, por lo que no reciben correo real.